DE ACHTERGROND EN DE WERKING IN GROTE LIJNEN
De schermen in deze beschrijving
HET ONDERHOUD VAN DE TABEL MET VOORBEELDEN
Alles achter de button “Toevoegen”
Het toevoegen van een voorbeeld
Het wijzigen van een voorbeeld
Het verwijderen van een voorbeeld
Het aanroepen van de diverse acties
EEN VOORBEELD GEBRUIKEN ALS BASIS VOOR EEN NIEUWE BOEKING
Het voorbereiden van de boeking
DE ACHTERGROND EN DE WERKING IN GROTE LIJNEN
Bij het inbrengen van boekingen gebeurt het regelmatig dat “dezelfde” facturen steeds terugkomen. Dat wil zeggen: bijna dezelfde facturen, want uiteraard zullen bijvoorbeeld factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum verschillen. Maar ook in andere dagboeken zou er wel eens de behoefte kunnen zijn om een boeking te herhalen, met enkele verschillen ten opzicht van de oudere boeking.
Deze aanvulling op “Inbrengen boekingen” is een hulpmiddel wat hierop inspeelt: u roept een voorbeeld op (bijvoorbeeld een oudere factuur) die u als basis gebruikt voor een nieuwe boeking. Deze werkwijze heeft enkele voordelen: het kost veel minder tijd om de nieuwe boeking in te brengen EN het werkt eenduidigheid in de hand. Immers, u zult zo weinig mogelijk willen wijzigen t.o.v. de oudere boeking.
Deze aanvulling werkt in grote lijnen als volgt:
1) Per dagboek worden oudere boekingen aangewezen als “voorbeeld”.
2) Deze voorbeelden kunnen worden aangeroepen als basis voor een nieuw in te brengen boeking.
3) Het voorbeeld wordt voorbereid op de boeking door enkele algemene zaken aan te passen. (Denk aan boekingsperiode, factuurnummer, omschrijving, enz.)
4) De voorbereidde boeking vormt de basis voor het originele scherm dat gebruikt wordt om boekingen toe te voegen.
De schermen in deze beschrijving
De schermen in deze beschrijving zijn ontstaan bij het werken in onze testomgeving. In die omgeving hebben wij meer mogelijkheden tot onze beschikking dan in een werkomgeving bij de klant. Het kan dus zijn dat uw schermen er iets anders uit zien.
HET ONDERHOUD VAN DE TABEL MET VOORBEELDEN
Alles achter de button “Toevoegen”
Welke actie u ook uit wilt voeren in samenhang met voorbeelden, allereerst moet in “Onderhoud boekingen” worden gekozen voor “Toevoegen”. Zodra u op deze button heeft gedrukt, komt er een nieuwe button te voorschijn: “Voorbeeld”. (Zie hieronder.)
Als binnen een administratie voor de eerste keer op deze button wordt gedrukt, volgt de melding:
Zodra u op “OK” drukt, volgt de melding:
Uiteraard is het hier de bedoeling dat u kiest voor “Ja”, want nij keuze “Nee” gaat het programma terug naar de mogelijkheid om een actie te kiezen.
U komt nu op het voorbeelden-scherm, met aan de linkerkant de tabel met voorbeelden voor dit dagboek en aan de rechterkant de eventuele acties toevoegen, wijzigen, verwijderen, annuleer en gebruik.
Zie verderop in deze beschrijving voor een voorbeeld van dit scherm.
Het toevoegen van een voorbeeld
Allereerst moet worden opgegeven welke boeking als voorbeeld wordt aangewezen. Binnen het dagboek geeft u daarvoor op het boekjaar en het stuknr. Het voorbeeld mag in een afgesloten boekjaar liggen. Ook mag het voorbeeld een boeking zijn die nog niet definitief is opgeslagen (oftewel een “tijdelijke boeking”).
Nadat op “Completeer” is gedrukt, kan de omschrijving van het voorbeeld worden opgegeven. Let wel, dit is NIET de omschrijving van de latere boeking, Het is slechts een benaming voor het voorbeeld.
Nadat op “Opslaan” is gedrukt, zal het betreffende voorbeeld zijn toegevoegd aan de tabel met voorbeelden voor dit dagboek.
De tabel is op eenvoudige manier uit te breiden door meer boekingen aan te wijzen als voorbeeld. Hieronder een (andere) tabel waarbij inmiddels vier voorbeelden zij aangewezen voor het betreffende dagboek.
Let wel: de omschrijving in de tabel is de naamgeving van het voorbeeld en is dus NIET de omschrijving zoals die zichtbaar is in het voorbeeld (de oorspronkelijke boeking).
Het wijzigen van een voorbeeld
Door middel van de functie “wijzigen” kan een andere boeking worden toegewezen aan een voorbeeld-volgnummer. Deze actie kan bijvoorbeeld worden gebruikt bij een boeking van een abonnement, waarbij het abonnementsgeld is verhoogd. Een factuur met het verhoogde bedrag kan dan de plaats innemen van de factuur met het oude bedrag.
De actie “wijzigen” verloopt verder op dezelfde manier als de actie “toevoegen”.
Het verwijderen van een voorbeeld
U kunt eenvoudig een voorbeeld verwijderen door te kiezen voor de actie “verwijderen”. Het programma bouwt een tabel op van vrijgegeven nummers, die dan bij het toevoegen van nieuw voorbeelden automatisch worden gebruikt.
Het aanroepen van de diverse acties
Het aanroepen van de diverse acties kan gebeuren door gebruik te maken van de diverse actie-buttons rechts van de tabel of door de rechter muisknop te gebruiken. Bij de acties “wijzigen”, “verwijderen” of “gebruiken” zult u eerst een voorbeeld uit de tabel moeten activeren met de linker muisknop.
De actie “gebruiken” kunt u ook activeren door dubbel te klikken op het betreffende voorbeeld in de tabel.
EEN VOORBEELD GEBRUIKEN ALS BASIS VOOR EEN NIEUWE BOEKING
Als een voorbeeld wordt gebruikt voor een nieuwe boeking zal deze eerst worden aangeboden om enkele kleine maar noodzakelijke wijzigingen aan te brengen. Zo zal bij een factuur altijd het factuurnummer aangepast moeten worden en vrijwel altijd de factuurdatum en de vervaldatum. Ook zal vrijwel altijd de omschrijving moeten worden aangepast, waarbij het programma de mogelijkheid biedt om de omschrijving van alle boekingsregels binnen de boeking in één keer aan te passen.
Het voorbereiden van de boeking
Een voorbeeld kan worden gekozen door in de tabel dubbel te klikken of door de regel actief te maken en dan met de button te kiezen voor “Gebruiken”.
Onderstaand als voorbeeld de situatie na aanroep van voorbeeld nummer 4: “Pakket Zweden, tot 10 kg”.
In het onderste deel van het scherm is te zien dat de boeking in een tussenfase is beland. Het voorbeeld is al aangeboden aan het programma “Onderhoud boekingen”, maar kan (en in sommige gevallen moet) nog worden aangepast voordat het daadwerkelijk een nieuwe boeking kan worden.
De gegevens die kunnen worden aangepast zijn:
- “Omschrijving voor alle regels deze boeking”
Initieel wordt deze gevuld met de omschrijving van de 1e regel in het voorbeeld.
- In de tabel zelf: de omschrijving en de bedragen per regel (de overige kolommen kunnen NIET worden aangepast). Bedrag “0,00" is toegestaan.
- Het factuurnummer (alleen bij facturen)
Initieel wordt deze gevuld met het factuurnummer van het voorbeeld, vooraf gegaan EN gevolgd door de hoofdletter “X”. Deze rubriek zal altijd aangepast moeten worden. Om aan te geven dat dit nog niet is gebeurd, is de achtergrond van de teskt geel. Deze wordt wit zodra u de inhoud heeft aangepast.
- De factuurdatum (alleen bij facturen)
Deze rubriek wordt initieel gevuld met de factuurdatum van het voorbeeld, verhoogd (of eventueel verlaagd) met het verschil in maanden / periodes tussen de huidige periode en de periode van het voorbeeld.
Bijvoorbeeld:
- factuurdatum voorbeeld: 2014-05-10
- periode voorbeeld: 2014-10
- huidige periode: 2016-11, dus verschil in periodes is 25
- factuurdatum boeking wordt: 2014-05-10 + 25 maanden = 2016-06-10
- De vervaldatum (alleen bij facturen)
Deze rubriek wordt initieel gevuld met de vervaldatum van het voorbeeld, verhoogd (of eventueel verlaagd) met het verschil in maanden / periodes tussen de huidige periode en de periode van het voorbeeld. Als het factuurbedrag is verdeeld naar termijnen, dan zullen alle termijndata op deze wijze worden verhoogd (of verlaagd).
Zodra op de button “Start boeking” wordt gedrukt, wordt er een nieuwe boeking klaar gezet voor “Onderhoud boekingen” die gelijk is aan het opgegeven voorbeeld met inachtneming van de wijzigingen die u zojuist heeft door gevoerd tijdens het voorbereiden van de boeking.
Let wel: op dat moment kan de boeking dus nog op alle details worden aangepast, voordat deze wordt weggeschreven.