ORIfin versie 8.4: uitbreiding informatie facturen binnen ORIfin

Nieuwe velden

Omschrijving

De factuur bevat in vervolg een omschrijving. Deze wordt bij inbreng van een factuur in eerste instantie overgenomen van de omschrijving van de boekingsregel met de boeking op grootboek debiteuren of crediteuren.

Code incasso (bij uitgaande facturen) / betaling (bij inkomende facturen)

Deze kan de volgende waarde hebben:

           R        Het al dan niet automatisch incasseren / betalen van deze factuur wordt bepaald door de code BetInc bij de relatie. Staat daar een “J”, dan wordt deze factuur automatisch geïncasseerd / betaald. (Dit was de handelwijze tot versie 8.4 en is daarom ook de standaard vanaf versie 8.4.)

           J         De factuur wordt automatisch geïncasseerd / betaald.

           N        De factuur wordt NIET automatisch geïncasseerd / betaald.

Conversie

Zodra een financieel programma binnen ORIfin 8.4 wordt opgestart, zal worden bekeken of de database al van de juiste versie is. Is dat niet het geval, dan zal automatisch een conversie worden uitgevoerd.

Tijdens de conversie worden de nieuwe velden toegevoegd aan de datebase. Ze worden echter niet gevuld. Dit betekent voor de omschrijving dat deze leeg is en voor de code incasso / betaling dat deze op de standaard “R” staat.

Het vullen van de factuur-omschrijvingen

Aan programma “Systeemfuncties financiële administratie” (menukeuze 5.5.1) is een functie toegevoegd achter “Diversen”: “Versie 8.4: vullen factuuromschrijving”.

Deze functie zal van alle nog aanwezige boekingen inkomende en uitgaande nota’s proberen de factuur op te zoeken in de sub-administratie. Aan het eind van deze functie geeft het programma aan hoeveel facturen er wel en niet gevonden zijn. Bij niet gevonden facturen blijft de omschrijving blanco.

Gevolgen voor diverse onderdelen

2.1 / 2.2 / 2.3: Onderhoud boekingen

Bij het inbrengen van een factuur wordt de factuur-omschrijving gevuld vanuit de transactieregel. Deze omschrijving kan bij de factuur worden aangepast. Bij de factuur worden nu ook de (nieuwe) code incasso en de (oude) code “standaard aanmanen” gevraagd.

Bij “Instellingen” kunt u van deze drie vragen aangeven of ze al dan niet doorlopen moeten worden tijdens de normale doorgang.

3.1.1: Onderhoud facturen / betalingen

De nieuwe velden zijn muteerbaar.

3.1.2: Overzicht facturen / betalingen en aanmaken herinneringen

De code incasso wordt standaard afgedrukt, terwijl de gebruiker de keuze heeft of de factuur-omschrijving wel of niet afgedrukt moet worden.

N.B.! Bij het aanmaken van HERINNERINGEN moet u met het volgende rekening houden. Aangezien van elke factuur nu ook de omschrijving wordt meegenomen, schuiven er veel velden op. Roept u in het samenvoegbestand deze variabelen aan via de naam, dan hoeft u niets te wijzigen. Roept u ze aan via een volgnummer, dan zult u deze moeten aanpassen. (Zie ook handleiding 2.3.)

3.1.5.1: Aanmaken voorlopig bestand betalingen / incasso’s

De vraag “Betaalbaar stellen afhankelijk van relatie-rubriek “Rekening / incasso” ” is veranderd in “Letten op code “Rek./incasso” bij relaties als bij factuur niets specifiek staat aangegeven.” De code bij relaties is dus alleen nog maar van belang als er niet specifiek “J” of “N” is opgegeven bij de factuur zelf EN als u deze vraag bevestigend beantwoordt.