VREEMDE VALUTA

Algemeen

Aan- of uitzetten gebruik vreemde valuta

Keuze basisvaluta

Voorbeeldscherm instellen basisvaluta en wel of geen gebruik vreemde valuta

Vreemde valuta per dagboek

Voorbeeldscherm vreemde valuta dagboek

Schematisch overzicht van de verschillen tussen de drie soorten dagboeken

Vreemde valuta per grootboek

Voorbeeldscherm van “Onderhoud grootboeknummers”

De valutacodetabel

Voorbeeldscherm “Onderhoud valutacodetabel”

Valutakoersentabel

Voorbeeldscherm van “Onderhoud tabel met valutakoersen per datum”

Boekingen met bedragen in basisvaluta EN vreemde valuta

Omgaan met “moet-vrval-dagboeken”

Sub-administratie debiteuren / crediteuren

Sub-administratie investeringen / afschrijvingen

Omgaan met facturen in vreemde valuta

VREEMDE VALUTA

Algemeen

Het gebruik van vreemde valuta is een standaard onderdeel van ORIfin. Per dagboek en deels per grootboeknummer kunt u aangeven of er gebruik gemaakt mag of moet worden van vreemde valuta.

Aan- of uitzetten gebruik vreemde valuta

Per administratie moet u via programma “Settings financiële administratie” aangeven of u gebruik wilt maken van vreemde valuta of niet. Wij adviseren u om de eenmaal aangezette indicatie niet meer uit te zetten, tenzij u zeker weet dat er binnen die administratie tot op dat moment nog niet is gewerkt met vreemde valuta.

Keuze basisvaluta

In hetzelfde programma kunt u aangeven wat de basisvaluta is die gebruikt gaat worden. Voor gebruikers binnen de Euro-landen van de EU zal dit vrijwel altijd de Euro zijn aangeduid als“70-Euro”.

➔   Ook klanten die geen gebruik maken van vreemde valuta moeten hier de basisvaluta opgeven.

Voorbeeldscherm instellen basisvaluta en wel of geen gebruik vreemde valuta.

Vreemde valuta per dagboek

Als u eenmaal de indicatie heeft aangezet dat u met vreemde valuta wilt werken, zult u nog bij elk dagboek aan moeten geven of binnen dat dagboeken sprake is van vreemde valuta.

Dagboeken kunnen op drie verschillende manieren omgaan met vreemde valuta:

     -   dagboek uitsluitend in basisvaluta (dus geen vreemde valuta);

     -   dagboek waarbij naast bedragen in de basisvaluta ook bedragen in (diverse) vreemde valuta kunnen voorkomen (binnen ORIfin kort aangeduid als “vreemde valuta MAG”);

     -   dagboek in een bepaalde vreemde valuta, waarbij ook altijd een bedrag in de basisvaluta zal voorkomen (binnen ORIfin kort aangeduid als “vreemde valuta MOET”).

Vreemde valuta’s worden aangeduid met een code, de “valutacode”. Die codes liggen vast binnen ORIfin en zijn door de klant niet te wijzigen. Het enige dat de klant kan doen is de verschillende valutacodes “actief” maken of niet. (Zie verderop in deze beschrijving.)

Voorbeeldscherm vreemde valuta dagboek.

Schematisch overzicht van de verschillen tussen de drie soorten dagboeken

)’ = zie volgende blad.

)’= Een dagboek dat u wellicht gaat gebruiken om ooit eens handelingen mee te verrichten in vreemde valuta (zoals het betalen van inkomende nota’s in vreemde valuta) kunt u vanaf het begin aanduiden als een “mag-vrval-dagboek”. Aangezien bij een dergelijk dagboek echter bij het inbrengen van boekingen altijd extra vragen worden gesteld, is ons advies om een “geen-vrval-dagboek” pas te wijzigen in een “mag-vrval-dagboek” als dat nodig is. Om problemen te voorkomen moet u daarna een dergelijk dagboek niet meer terug wijzigen in “geen-vrval-dagboek”.

Vreemde valuta per grootboek

In principe kan elk grootboeknummer met alle vreemde valuta werken, behalve de grootboeknummers die als tegenrekening zijn opgegeven bij “moet-vrval-dagboeken”. Verder mag u ook bij andere grootboeknummers opgeven dat deze uitsluitend gebruikt mogen worden voor vreemde valuta. Voorbeeld: BTW-Zweedse Kronen. Zodra er geboekt wordt op deze grootboeknummers zult u altijd zowel een bedrag in de basisvaluta op moeten geven als een bedrag in vreemde valuta.

Voorbeeldscherm van “Onderhoud grootboeknummers”.

 (Met als grootboeknummer de tegenrekening van het dagboek dat eerder in de beschrijving is genoemd.)

De valutacodetabel

Deze tabel bevat per valuta een aantal gegevens zoals de numerieke valutacode (de identificatie), de omschrijving, de afkorting van drie letters volgens de officiële ISO-standaard en een kortere code van één positie (de lijstcode) die gebruikt wordt op lijsten met te weinig ruimte voor de volledige afkorting.

Het is voor de klant niet mogelijk om valutacodes toe te voegen of te verwijderen. Het is wel mogelijk om valutacodes te blokkeren en te deblokkeren. Alleen gedeblokkeerde valutacodes zullen naar voren komen op plaatsen waar om een valutacode wordt gevraagd.

Op het volgende blad vindt u een voorbeeld van “Onderhoud valutacodetabel”.

Voorbeeldscherm “Onderhoud valutacodetabel”.

Valutakoersentabel

Per datum kunt u van alle valuta een valutakoers opgeven. Deze koersen worden gebruikt op de momenten dat een tegenwaarde berekend moet worden van een vreemde valuta naar de basisvaluta en omgekeerd.

Voor een dergelijke berekening is het niet nodig dat er een koers aanwezig is van de dag nauwkeurig. Is zo’n koers niet aanwezig, dan zal in de tabel terug worden gezocht naar de eerstvolgende datum waarop wel een koers aanwezig is. Voor een optimale verwerking van de jaarafsluiting is het wel nodig dat u koersen inbrengt van de laatste dag van het jaar. Deze koersen zijn nodig om de saldi van “moet-vrval-dagboeken” op een juiste wijze te herwaarderen.

Voorbeeldscherm van “Onderhoud tabel met valutakoersen per datum”.

Boekingen met bedragen in basisvaluta EN vreemde valuta

Bij alle boekingen moet zowel in de basisvaluta als in de vreemde valuta het totaal van de debetbedragen gelijk zijn aan het totaal van de creditbedragen. Als u bij het inbrengen kiest voor “Transactie automatisch afsluiten” zal dit voor beide valuta correct gebeuren.

Bij een boeking op een dagboek zonder automatische tegenrekening (zoals memoriaal) moet u er echter zelf voor zorgen dat de boeking sluit in de basisvaluta EN in de vreemde valuta. Rekent u aan de hand van een ingebrachte valutakoers telkens de tegenwaarde uit in de andere valuta, dan zit er een grote kans in dat er aan het eind een afrondingsverschil ontstaat. Let op die momenten altijd goed op de totalen debet en credit die onderaan in het scherm worden weergegeven.

Omgaan met “moet-vrval-dagboeken”

Bij deze dagboeken is het bedrag in de vreemde valuta leidend. Aan de andere kant kan ORIfin uiteraard niet zonder het bedrag in de basisvaluta, omdat de administratie nu eenmaal overzichten vervaardigd en berekeningen uitvoert in die basisvaluta.

Het “probleem” van deze dagboeken is dat het bedrag in de vreemde valuta leidend is. Denk maar aan een dagboek van een bankrekening in vreemde valuta. De stand van de rekening in die vreemde valuta is dan geen berekening vanuit de basisvaluta, maar een totaal van ingebrachte bedragen. Aangezien de tegenwaarde in basisvaluta is ingebracht volgens de valutakoers bij inbreng, zal er al snel een (klein of groot) verschil ontstaan tussen de waarde in basisvaluta zoals die is opgeslagen en de “dagwaarde”.

Een voorbeeld, uitgaande van basisvaluta EUR. U heeft een rekening in US$ met als eerste en enige storting US$ 10.000,00. Op de dag dat u dat bedrag stortte was de koers 1,25. Bij de inbreng van de boeking brengt u dus in als bedrag in basisvaluta EUR 8.000,00. Bij de jaarafsluiting is de koers opgelopen tot 1,30 dus is de feitelijke waarde bij de jaarafsluiting nog maar EUR 7.692,31 terwijl er in de boeken nog steeds een bedrag van EUR 8.000,00 staat tegenover uw US$ 10.000,00. De bedoeling is nu dat u op dit dagboek de tegenwaarde in Euro’s corrigeert via een afboeking zonder bedrag in US$ en een bedrag van 307,69 in Euro’s. Uiteraard kunt u zo’n boeking ook op andere momenten doen plaatsvinden zodra u het nodig vindt dat de tegenwaarde in basisvaluta meer in overeenstemming moet komen met de werkelijkheid. U zou er ook zelfs voor kunnen kiezen om de boeking met het koersverschil steeds te wijzigen tot het jaar definitief is afgesloten.

Sub-administratie debiteuren / crediteuren

Facturen worden ingebracht via een “geen-vrval-dagboek” of via een “moet-vrval-dagboek”. Zo zal het bij betalingen respectievelijk onmogelijk of juist verplicht zijn om een bedrag vreemde valuta op te geven.

Op de lijst “Openstaande posten / facturen en betalingen” worden de vreemde valuta bedragen ook vermeld, tenminste als u expliciet die keuze maakt. Bovendien worden aan het eind van de lijst de totalen openstaande posten in vreemde valuta weergegeven met de tegenwaarde in de basisvaluta op het moment van inbreng EN op de datum die is opgegeven bij “Datum voor bepalen ouderdom en achterstallig”.

Sub-administratie investeringen / afschrijvingen

Voorlopig verwacht ORIfin dat alle investeringstukken en dus ook de afschrijvingen in de sub-administratie alleen in de basisvaluta worden bijgehouden. Mocht u een specifieke situatie tegenkomen die een andere aanpak vereist, laat u het ons dan z.s.m. weten.

Omgaan met facturen in vreemde valuta

Vrijwel iedereen heeft de gewoonte om facturen zo laat mogelijk te betalen vanwege twee voordelen: 1) wat liquiditeit betreft is het beter (of LIJKT het beter!) omdat u dan immers langer beschikt over het nog te betalen bedrag; 2) u trekt rente (of u betaalt minder debetrente) over de dagen dat u later betaalt.

Maar denk er aan! Als er bij u sprake is van facturen in vreemde valuta valt voordeel 2 wellicht volledig weg tegenover de veranderende wisselkoersen. U kunt bijvoorbeeld een factuur wel twee weken later betalen, maar als die valuta dan inmiddels 0,5 % duurder is geworden, kost het u meer dan dat de rente op zal brengen. Hou dus de valutakoersen in de gaten en betaal op een gunstig moment. Dat zou zelfs de dag kunnen zijn waarop u de factuur ontvangt.