INLEZEN BANKAFSCHRIFT-BESTANDEN
Kanttekeningen bij het MT940-formaat
schermdeel “vragen m.b.t. invoer”
schermdeel “eigen banknummers”
schermdeel “bijzoeken facturen”
Voorbeeld van een externe tabel
Het stellen van een voorwaarde
INLEZEN BANKAFSCHRIFT-BESTANDEN
Het inboeken van dagafschriften kan een tijdrovende zaak zijn. Tegenwoordig heeft iedereen de mogelijkheid om via internet een bestand op te halen met de boekingen zoals ze op het dagafschrift verschijnen. Dit programma zorgt er nu voor dat een dergelijk bestand door de klant dusdanig kan worden voorbereid, dat ORIfin er zelf een CSV-file van kan maken dat dan weer wordt verwerkt door programma “Inlezen transacties via CSV-file”.
Het idee achter het programma is dat zoveel mogelijk boekingen automatisch worden toegewezen aan de juiste combinatie grootboek, kostenplaats, kostendrager, relatie. Het programma maakt daarbij gebruik van de banknummers die opgeslagen zijn in het relatiebestand, maar ook van een tabel (de “externe tabel”) die in de loop der tijd steeds verder wordt opgebouwd aan de hand van de oplossingen die u zelf aandraagt. Je zou dus kunnen zeggen dat het programma een geheugen heeft. (Zie verderop in deze beschrijving voor een nadere uitleg van de externe tabel.) Als u dit programma enkele maanden in gebruik heeft, zult u zien dat het mogelijk is om tot zelfs 100% van de posten automatisch toe te laten wijzen. Uiteraard wordt dit percentage beïnvloed door de manier waarop oplossingen toegewezen worden.
Voordat er een bestand kan worden ingelezen, zult u een aantal zaken op moeten geven. Dat doet u in de tabel “Dagboeken”, omdat per dagboek moet worden vastgelegd welk type CSV-file als invoer wordt gebruikt.
Voorbeeld: voor dagboek “Postbank” kunnen CSV-files worden ingelezen met als indeling “20 - Postbank CSV-file”. (Zie verderop in deze beschrijving voor een nadere uitleg van de externe tabel.)
Het MT940-formaat is een internationale standaard voor bestanden waarin banken de gegevens door kunnen geven aan hun klanten. Vrijwel alle banken geven de mogelijkheid om dit formaat aan te maken naast een eigen CSV-formaat en soms ook andere formaten. Bij enkele banken is het MT940-formaat de enige gangbare optie.
Kanttekeningen bij het MT940-formaat
Hoewel het idee op zich goed is om een standaard-formaat voor dit doel te bedenken, is aan een aantal zaken te zien dat de bedenkers niet bedeeld waren met een flinke dosis logisch denkvermogen. Ook is er blijkbaar weinig aan terugkoppeling gedaan. Zo is er geen vaste plaats en formaat voor de tegenrekening, één van de belangrijkste gegevens. Elke bank heeft hiervoor dan ook een eigen oplossing bedacht, die ook nog eens aan veranderingen onderhevig is.
Dit houdt ook in dat, als u bij het ophalen van bankafschrift-bestanden kiest voor dit formaat, u wel degelijk moet kiezen tussen de MT940-formaten van de diverse banken.
Een voordeel van het MT940-formaat is het feit dat in het bestand ook een begin- en eindsaldo wordt meegegeven. Aangezien ORIfin deze gegevens op het scherm weergeeft naast de saldi van het betreffende dagboek, kunt u eenvoudig controleren of u het juiste bestand te pakken heeft.
Allereerst kiest u voor een bepaald dagboek, waarbij het programma uw antwoorden onthoudt. Dit scherm ziet er als volgt uit (schermdeel “vragen m.b.t. invoer”):
Nadat op “Inlezen bestand” is gedrukt wordt het bestand geïnventariseerd en wordt volgende deel van het scherm actief (schermdeel “eigen banknummers”):
Nu kunt u eventueel een selectie maken uit de eigen banknummers. Het bestand kan namelijk boekingen bevatten van meerdere rekeningen. Heeft u de juiste rekeningnummers aangekruist, dan drukt u op “Doorgaan”. Het volgende deel van het scherm wordt dan actief (schermdeel “saldicontrole”).
De boekingen zijn nu ingelezen en u krijgt een overzicht van de totalen. Tevens wordt het oude en het nieuwe dagboeksaldo weergegeven. Als het invoerbestand saldi bevat (bijvoorbeeld bij MT940-formaat), zullen deze ook worden weergegeven. Er volgt een melding als er een verschil is tussen beide weergegeven beginsaldi.
Is alles volgens u correct, dan drukt u op “Doorgaan”. Het laatste deel van het scherm volgt (schermdeel “bijzoeken facturen”):
Dit laatste deel geeft schematisch weer in hoeverre ORIfin direct al oplossingen heeft gevonden voor de diverse boekingsregels.
Voor de bewerkingen vanaf “ga naar tabel met boekingen”: zie volgend blad.
Als u op “Ga naar tabel met boekingen” drukt, wordt het werkscherm actief (“onderhoudsscherm”):
In het gedeelte van het scherm dat is aangeduid als “onderhoudsdeel” komen de deelschermen die betrekking hebben op het wijzigen van diverse gegevens van de regel. Zodra u de gegevens van één van de deelschermen opslaat, zal in veel gevallen de vraag volgen of u deze gegevens vast wil leggen. Dit vastleggen vindt dan plaats in de externe tabel OF in het relatiebestand al naar gelang de aangepaste gegevens.
Deze actie splitst een regel in twee of meer regels overeenkomstig vastgelegde regels in de externe tabel., zoals in het hiervoor getoonde voorbeeld te zien is aan regel 0011.
Deze actie geeft het hieronder weergegeven deelscherm. De verdeling wordt gemaakt door “delen” op te geven waarin het bankafschriftbedrag moet worden verdeeld. Er is een aparte mogelijkheid om bedragen inclusief B.T.W. te splitsen in een bedrag exclusief B.T.W. en het B.T.W.-bedrag.
Deze actie voegt een gesplitste regel weer samen, bijvoorbeeld omdat u de regel anders wilt splitsen.
Deze actie geeft het hieronder weergegeven deelscherm. U kunt hiermee aangeven op welke combinatie grootboeknummer, kostenplaats, kostendrager het bankafschriftbedrag moet worden geboekt.
Deze actie geeft het hieronder weergegeven deelscherm. U kunt hiermee aangeven op welk relatienummer het bankafschriftbedrag moet worden geboekt. Of de post wordt geboekt op grootboek debiteuren of crediteuren (of zelfs een combinatie hiervan) hangt af van de openstaande post(en) van deze relatie.
Deze actie geeft het hieronder weergegeven deelscherm. U kunt hiermee specificeren op welk factuur of welke facturen het bankafschriftbedrag moet worden geboekt. U kunt hier in eerste instantie alleen kiezen voor openstaande posten van de betreffende factuur, maar u kunt ook een overzicht naar voren halen van alle facturen inclusief de reeds betaalde facturen.
Deze actie geeft het hieronder weergegeven deelscherm. Hier kunt u de omschrijving aanpassen. Denk er aan dat alleen de eerste 30 posities (ongeveer de eerste regel in het mutatiescherm) worden meegenomen in het bestand met boekingen. Wijzigingen in de rest van de omschrijving zijn dus niet echt zinvol.
Deze actie geeft het hieronder weergegeven deelscherm. Dit deelscherm heeft u nodig als er nog een keuze gemaakt moet worden tussen verschillende oplossingen.
Deze actie zal opnieuw proberen om de bankafschriftregel te verwerken volgens de interne tabel.
Deze actie zal opnieuw proberen om bij de reeds bekende relatie de juiste factuur of facturen te vinden.
Een oplossing wordt altijd gehangen aan een tegenrekening, eventueel in combinatie met een deel van de omschrijving. Tijdens de loop van het programma bouwt het programma een tabel op (de “interne tabel”) die bestaat uit alle mogelijke oplossingen waar op dat moment tussen gekozen kan worden. Dat kunnen zijn: 1) oplossingen uit de externe tabel; 2) oplossingen via het relatiebestand; 3) éénmalige oplossingen die niet opgeslagen hoeven te worden.
Voorbeeld van een deel van de interne tabel (alleen inzage is mogelijk):
De externe tabel bestaat dus uit oplossingen die ooit gekozen zijn en waarvan is aangegeven dat deze bewaard moeten worden. Er kunnen redenen zijn om te werken met verschillende externe tabellen voor de diverse dagboeken. Dat is bijvoorbeeld het geval als er wordt gewerkt met meerdere (min of meer) autonome vestigingen, die dan ook vaak tegenover één en dezelfde tegenrekening verschillende combinaties grootboeknummer, kostenplaats, kostendrager als oplossing hebben. Er kan gekozen worden tussen 10 externe tabellen. Per dagboek geeft u het volgnummer op van de te gebruiken externe tabel.
Voorbeeld van een externe tabel (ook weghalen mogelijk):
Aangezien de interne tabel en optelling is van de externe tabel en gegevens uit het relatiebestand zal de interne tabel altijd groter zijn dan de externe tabel. Om dezelfde reden is alleen de externe tabel aan te passen. Op een directe wijze kunt u overbodige regels verwijderen. Verder kunt u op een indirecte wijze aanpassingen aanbrengen via één van de reeds beschreven onderhoudsdelen.
Voor elke boekingsregel moet dus een oplossing worden gevonden, waarbij het programma direct al probeert om voor elke regel de juiste oplossing te vinden. U kunt daarbij ook aangeven dat aan de hand van een percentage de regel moet worden verdeeld. Elk onderdeel van zo’n gesplitste regel kan dan weer worden toegewezen alsof het een enkelvoudige regel is. Zo zou u dus bij een boeking op een bepaalde tegenrekening het bedrag altijd kunnen boeken op twee (of meer) vaste grootboeknummers, maar één (of meer) van die delen zou ook geboekt kunnen worden als betaling, met daar tegenover dus een debiteur of crediteur.
Het programma laat door middel van twee oplossing-indicaties zien in hoeverre het toewijzen is gelukt. Deze indicaties worden ook bijgewerkt als u handmatig toewijzingen gaat maken of wijzigen.
De eerste indicatie staat dicht achter het bedrag en geeft aan of er een juiste combinatie grootboeknummer, kostenplaats, kostendrager is gevonden. De volgende indicaties zijn mogelijk (zie volgende blad):
- [1] geen oplossing gevonden
- [2a] meer dan één oplossing gevonden, u moet nog een keuze maken tussen deze oplossingen OF
- [2b] wel een oplossing gevonden, maar twijfelachtig
- [3] één oplossing gevonden
De tweede indicatie komt alleen voor bij boekingen op debiteuren of crediteuren en staat meer rechts in beeld achter de gevonden facturen. De volgende indicaties zijn mogelijk:
- [11] geen openstaande factuur gevonden
- [12] te veel betaald (bedrag is hoger dan totaal openstaande facturen)
- [13] deelbetaling (bedrag is lager dan totaal openstaande facturen)
- [14] factuur of facturen gevonden waarbij gegevens overeenkomen met gegevens betaling
Als een boekingsregel precies het te betalen bedrag bevat van een openstaande factuur, zal de oplossing door het programma snel gevonden worden. Het wordt lastiger als de boekingsregel een totaal is van een (deel-)betaling op meerdere facturen of gewoon een bedrag is dat te hoog of te laag is in vergelijking met het openstaande bedrag.
In eerste instantie zal het programma toch zelf proberen een oplossing te vinden. Daarbij worden eerst alle openstaande posten gezocht bij de relaties waarvan het betreffende banknummer is opgenomen in de relatiegegevens. (Denk er aan: meerdere relaties kunnen eenzelfde banknummer hebben, zie ook verderop bij “Relatiegegevens”.) Dan gaat het programma de volgende fasen doorlopen om een oplossing te vinden:
a) Het factuurnummer van de openstaande posten wordt opgezocht in de omschrijving van de boekingsregel. Het totaal van de aldus gevonden openstaande posten wordt vergeleken met het bedrag van de boekingsregel. Is dat gelijk, dan worden al deze gevonden openstaande posten als “betaald” gekenmerkt. De betalingsregel krijgt de indicatie “goed verwerkt” (zie boven: [14]).
b) De openstaande posten worden stuk voor stuk vergeleken met het bedrag uit de boekingsregel. Is dat gelijk, dan wordt die openstaande post als “betaald” gekenmerkt. De betalingsregel krijgt de indicatie “goed verwerkt” (zie boven: [14]).
c) Trek de openstaande termijnen af van het bedrag boekingsregel, tot dat bedrag “op” is.
- Als het bedrag van de boekingsregel gelijk is aan een aantal van de openstaande termijnen worden de betreffende openstaande termijnen gekenmerkt als “betaald”. De betalingsregel krijgt de indicatie “goed verwerkt” (zie boven: [14]).
- Als het bedrag van de boekingsregel lager is dan het totaal van de openstaande termijnen en niet gelijk is aan een aantal er van worden de betreffende openstaande termijnen gekenmerkt als “betaald”. De betalingsregel krijgt de indicatie “!” (zie boven: 13]).
- Als het bedrag boekingsregel hoger is dan het totaal van de openstaande termijnen en niet gelijk is aan een aantal er van worden de betreffende openstaande termijnen gekenmerkt als “betaald”. De betalingsregel krijgt de indicatie “!!” (zie boven: [12]). U moet bij dit soort regels altijd even kijken of er wel correct is toegekend, want het betekent dat er te veel is betaald.
Als de regel uit het CSV-bestand een betaling is, kunnen we niet zien of we te maken hebben met een debiteur of een crediteur. Binnenkomende bedragen kunnen immers betaalde facturen zijn van debiteuren maar ook terugbetaalde credit-facturen van crediteuren. Bij uitgaande bedragen hebben we een soortgelijk probleem. Dit programma bepaalt daarom pas of een binnenkomend of uitgaand bedrag te maken heeft met debiteuren of crediteuren nadat de bijbehorende facturen zijn gevonden en toegekend.
Bij enkele bankbestanden (zoals bij het MT940-formaat) wordt naast een algemene boekingsdatum of bestandsdatum ook per post een valutadatum meegegeven. Bij betalingen wordt die valutadatum als betaaldatum opgeslagen in het onderdeel debiteuren / crediteuren.
Het stellen van een voorwaarde
Om nog beter het programma te kunnen sturen heeft ORIfin de mogelijkheid om een extra voorwaarde te stellen aan een toewijzing. We kunnen dit het beste uitleggen aan de hand van het volgende voorbeeld, uitgaande van twee bankafschrift-regels zonder tegenrekening.
De eerste regel zonder tegenrekening betreft een afboeking wegens “Kwartaalkosten rekening courant”, de tweede regel betreft een renteboeking. Als u voor beide posten een ander grootboeknummer heeft kunt u niet volstaan met een toewijzing op grond van alleen de tegenrekening, aangezien die immers in beide gevallen 0 is. Geeft u echter als extra voorwaarde mee dat grootboeknummer “Rente” gebruikt moet worden als de tekst “rente” in de omschrijving voorkomt en grootboeknummer “Bankkosten” als de tekst “kosten” in de omschrijving voorkomt, dan zullen ook deze bankafschriftregels in vervolg direct worden toegewezen.
Om dit programma goed zijn werk te laten doen is het belangrijk om enkele zaken in de relatie-administratie goed op orde te houden. Dit geldt met name voor de banknummers. Per relatie kunt u een aantal banknummers opvoeren waarbij elk nummer ook wordt gebruikt om eventueel de bankafschriftregel toe te wijzen aan de betreffende relatie. Wilt u een banknummer NIET mee laten lopen in deze automatische toekenning, neem dan een minteken op bij dit banknummer.
Per relatie kunt u ook een voorwaarde meegeven die op dezelfde wijze wordt behandeld als hiervoor beschreven. Zo kunt u dus op grond van een deel van de omschrijving het programma een keuze laten maken tussen verschillende relaties met hetzelfde banknummer.
Dit programma wijzigt zelf niets in de financiële administratie, maar maakt alleen een CSV-file klaar dat geschikt is om in te lezen in “Inlezen transacties etc. via CSV-file”. Denk er daarom aan dat de versies van deze programma’s wat datum betreft nooit te ver uit elkaar mogen lopen.