BOEKINGEN IN ORIFIN

Algemeen

Budgetten, verplichtingen en transacties

budgetten

verplichtingen

transacties

Transacties: negatief saldo dagboek

 

PROGRAMMA’S DIE BOEKINGEN AANMAKEN

ONDERHOUD BOEKINGEN TRANSACTIES, BUDGETTEN, VERPLICHTINGEN (MAFTRS)

Algemeen

Rechten van de gebruiker

inzage-rechten

mutatie-rechten

beheers-rechten

Boekingen verplichtingen en budgetten

Wijzig- en verwijder-mogelijkheid

Uitzondering wijzig- en verwijder-mogelijkheid

Wijziging naar ander boekjaar

Tijdelijk of voorlopig opslaan van boekingen

Nut van tijdelijke of voorlopige boekingen

ONDERHOUD BOEKINGEN (NIET FINANCIEEL) (MAFTRT)

voor iedereen met “normale” rechten of beheersrechten voor dit programma

omschrijving

aantal

alleen voor personen met beheersrechten voor dit programma

periode

kostenplaats

kostendrager

VERWERKEN CSV-FILES MET BOEKINGEN (RDFTRS)

Algemeen

CASO-ASCII-bestand

Dagboeken

Inlezen bankafschrift-bestanden

Indeling records

Oude indelingen

Indeling commentaarregel

Indeling boekingsregel

VERWERKEN FACTUREN MAGISTER ETC. (RDFAXX)

Algemeen

Invoer uit Magister: verwerkingsvolgorde

debiteuren Magister (oftewel: de ouders / betalingsplichtigen)

leerlingen Magister

facturen Magister

Invoer uit Magister: vergelijking met invoer uit @VO

Andere invoerbestanden

DOORBOEKEN FACTUREN VANUIT DE BIJDRAGEN-ADMINISTRATIE (PRFBYV)

VERWERKEN BANKAFSCHRIFT-BESTANDEN (RDFBOE)

 

DE WIJZIGINGSCODE IN DE BESTANDEN

Wijzigen of verwijderen van boekingen

Invloed op debiteuren / crediteuren en investeringen / afschrijvingen

Weergave gewijzigde, verwijderde en tijdelijk opgeslagen boekingen in combinatie met de weergave van transacties, budgetten en verplichtingen

Code “Boeking wordt gewijzigd”

Lijsten: speciale kenmerken naast bedragen

Verschillende manieren om boekingen te corrigeren

 

UITVOERMOGELIJKHEDEN BOEKINGEN

Algemeen

OVERZICHT BOEKINGEN PER DAGBOEK (PrFtrd)

Algemeen

Controle debet / credit gelijk

Selectiemogelijkheden

dagboeken: transacties, verplichtingen, budgetten

grootboek

kostenplaatsen

kostendragers

selectie stuknummers

selectie periodes

selectie boekingsdatums

posten met welke status

selectie vreemde valuta

Extra’s afdrukken

niet gebruikte dagboeken

recordnummers

omschrijving kostenplaatsen

omschrijving kostendragers

totalen per stuknummer

aantal

selectiegegevens

OVERZICHT BOEKINGEN PER GROOTBOEK / PS-BALANS / B-V&W-REKENING (PrFtrg)

Algemeen

Het combinatie-programma op het menu

Selectiemogelijkheden

boekingen per grootboek / proef- saldibalans / balans - verlies & winstrekening

grootboek

dagboeken: transacties, verplichtingen, budgetten

kostenplaatsen

kostendragers

selectie periodes

selectie boekingsdatums

posten met welke status

voorlopige afschrijvingen

selectie vreemde valuta

Extra’s afdrukken

beginsaldo

verschil transacties / budgetten

uitsplitsing totalen

niet gebruikte grootboekrekeningen

recordnummers

aantal

omschrijving kostenplaatsen

omschrijving kostendragers

selectiegegevens

grootboek verdichten

elk grootboek op nieuw blad beginnen

keuze: begin- en eindsaldo over 1 of 2 kolommen

CSV-uitvoer in plaats van lijst-uitvoer

1 - Proef- saldibalans

2 - Horizontaal: kostenplaats; verticaal: grootboek

3 - Horizontaal: kostendrager; verticaal: grootboek

4 - Boekingen, regel voor regel

VERGELIJKEN (BUDGETTEN, TRANSACTIES, PERIODES, ETC.) (PrFgs2)

Algemeen

1: OVERZICHT BUDGETTEN TEGENOVER TRANSACTIES

Weinig ORIfin-kennis, toch een volledig overzicht

Opstarten op drie verschillende niveaus

Extra werk voor een gebruiker met beheersrechten

Keuze bij dagboeken: transacties, verplichtingen, budgetten

Weergave van verschillen tussen budgetten en transacties

Grafische weergave

De uitvoer

2: DETAILS PER GROOTBOEK / BALANS



BOEKINGEN IN ORIFIN


Algemeen


Er zijn enkele programma’s binnen ORIfin die als resultaat hebben dat er boekingen worden vastgelegd. Als het boekingen zijn die betrekking hebben op debiteuren / crediteuren zullen er naast boekingsregels ook factuur- / betaal-regels worden opgeslagen in de “sub-administratie debiteuren / crediteuren”. Als er boekingen zijn die betrekking hebben op investeringen / afschrijvingen zullen er naast boekingsregels ook investering- / afschrijf-regels worden opgeslagen in de “sub-administratie investeringen / afschrijvingen”.


Budgetten, verplichtingen en transacties


ORIfin kent drie verschillende “lagen” waarbinnen boekingen worden vastgelegd: budgetten, verplichtingen en transacties. De wijze van vastleggen binnen die lagen is vrijwel gelijk. De drie verschillende soorten kunnen als volgt worden omschreven:

 

budgetten

Boekingen die deel uit maken van de begroting. De resultaten van deze boekingen kunnen worden vergeleken met de later in te brengen transacties.

 

verplichtingen

Boekingen waarvan met enige zekerheid gezegd kan worden dat ze in de toekomst plaats zullen vinden, maar die in werkelijkheid dus nog niet hebben plaatsgevonden. Zoals de financiële verplichtingen die het gevolg zijn van reeds gedane bestellingen of getekende contracten. Door gebruik te maken van deze “laag” kan een zuiverder beeld worden gegeven van de financiële armslag die men nog heeft om nieuwe verplichtingen aan te gaan. Verplichtingen kunnen eenvoudig om worden gezet naar transacties. Bij een bestelling in de toekomst wordt bijvoorbeeld de verplichting omgezet naar een factuur zodra deze is ontvangen.

 

transacties

Boekingen die de werkelijke financiële handelingen betreffen.


Net als bij “gewone” transacties, is er bij budgetten en verplichtingen ook sprake van dagboeken met stuknummers.


Transacties: negatief saldo dagboek


Bij dagboeken met een tegenrekening wordt een dagboeksaldo bijgehouden op dat grootboeknummer. Technisch gesproken kan elk dagboeksaldo positief of negatief zijn. In de praktijk kan het echter zijn dat een negatief dagboeksaldo niet wenselijk is en eventueel zelfs moet worden voorkomen. Denk hierbij aan kas-dagboeken en dagboeken van een depositorekening of een rekening courant zonder krediet-mogelijkheid.


In ORIfin bestaat de mogelijkheid om per dagboek aan te geven of een negatief saldo mag ontstaan. Ook kan worden opgegeven of een negatief saldo geaccepteerd mag worden bij de jaarafsluiting. In beide gevallen kunt u opgeven of de negatieve stand absoluut niet mag of dat een vraag gesteld moet worden.



PROGRAMMA’S DIE BOEKINGEN AANMAKEN


De volgende programma’s in ORIfin zijn in staat om boekingen aan te maken;

 

     -   onderhoud boekingen transacties, budgetten, verplichtingen (MaFtrs)

 

     -   verwerken CSV-files met boekingen (RdFtrs)

 

     -   verwerken bijlagenbestanden banken (RdFbyl)

Dit programma zal op dit moment door niemand worden gebruikt en wordt niet verder beschreven.

 

     -   verwerken facturen Magister etc. (RdFaxx)

 

     -   doorboeken facturen vanuit de bijdragen-administratie (PrFbyv)


Verder is er nog het volgende programma dat niet rechtstreeks boekingen aanmaakt, maar dat een bestand aanmaakt met boekingen die verwerkt worden via “Verwerken CSV-files met boekingen”:

 

     -   verwerken bankafschrift-bestanden



ONDERHOUD BOEKINGEN TRANSACTIES, BUDGETTEN, VERPLICHTINGEN (MAFTRS)


Algemeen


Met dit programma kunt u handmatig boekingen inbrengen. Vanuit het menu kunt u er voor kiezen om één van de drie hoofdtakken op te starten: transacties, budgetten of verplichtingen. Als in de verdere beschrijving wordt gesproken over “boekingen”, kunnen dit in principe transacties, budgetten of verplichtingen zijn, tenzij anders staat aangegeven.


Rechten van de gebruiker


Dit programma heeft een andere manier om met de rechten van een gebruiker om te gaan dan de andere programma’s. De gebruiker kan het volgende doen:

 

inzage-rechten

Als de gebruiker alleen inzage-rechten heeft, kunnen boekingen worden ingebracht met periodes vanaf “de laagste periode waarin geboekt mag worden”. (Deze periode kan door de beheerder worden aangepast met programma “Settings financiële administratie”.) De gebruiker kan geen boekingen wijzigen of verwijderen.

 

mutatie-rechten

Als de gebruiker mutatie-rechten heeft, kunnen boekingen worden ingebracht, gewijzigd en verwijderd met periodes vanaf “de laagste periode waarin geboekt mag worden”.

 

beheers-rechten

Als de gebruiker beheers-rechten heeft, kunnen boekingen worden ingebracht, gewijzigd en verwijderd met periodes vanaf het boekjaar na het laatst afgesloten boekjaar.


Boekingen verplichtingen en budgetten


De onderdelen “Verplichtingen” en “Budgetten” zijn optioneel binnen ORIfin. Of u met deze onderdelen kunt werken is afhankelijk van het feit of deze onderdelen in de onderhoudsovereenkomst zijn meegenomen.


Wijzig- en verwijder-mogelijkheid


Elke boeking wordt geïdentificeerd door dagboeknummer, boekjaar en stuknummer. Met behulp van deze identificatie kunnen reeds ingebrachte boekingen worden verwijderd of gewijzigd, mits de betreffende gebruiker het recht heeft om dit te doen. De gebruiker heeft hiervoor beheersrechten nodig.


Zoals verderop wordt beschreven worden de ingebrachte boekingen niet echt gewijzigd of verwijderd. De originele post krijgt een indicatie dat deze is gewijzigd of verwijderd. Bij een wijziging wordt daarnaast de complete nieuwe stand weer in de bestanden opgenomen.


Uitzondering wijzig- en verwijder-mogelijkheid


Als er geen directe relatie meer te leggen is tussen de boeking in het grootboek en de sub-administratie is het niet mogelijk om deze boeking te wijzigen met behulp van “Onderhoud boekingen (Transacties, Budgetten of Verplichtingen)”. Deze directe relatie is niet (meer) te leggen in de volgende situaties:

 

     -   Als bij een doorboek-programma is gekozen voor “Doorboeken als totaal” worden de bedragen per debiteur niet gedetailleerd opgeslagen in het grootboek. Tegenover één groot bedrag op grootboek “debiteuren” staan dan meerdere facturen in de sub-administratie.

 

     -   Als een termijn of betaling via programma “Onderhoud facturen / betalingen” onder een andere factuur en/of relatie is gehangen. Ons advies is dan ook om, als het enigszins kan, een ingebrachte boeking in zijn geheel aan te passen via “Onderhoud boekingen” als mocht blijken dat op een verkeerd factuurnummer is geboekt.


Verder is het ook niet mogelijk om een boeking te wijzigen die onderdeel uitmaakt van een afgesloten boekjaar.


Wijziging naar ander boekjaar


Als bij het wijzigen van een boeking ook het boekjaar wijzigt, zal ook opnieuw een stuknummer moeten worden toegekend. Bij het opslaan zal worden aangegeven welk stuknummer dat geworden is. Het originele stuknummer van de gewijzigde boeking is daarna niet meer te gebruiken.


Tijdelijk of voorlopig opslaan van boekingen


Als u een ingebrachte boeking op de normale wijze opslaat, zal deze boeking op alle lijsten voorkomen en in de saldi worden geteld. U kunt er echter ook voor kiezen om een boeking “tijdelijk” (of “voorlopig”) op te slaan. Een dergelijke boeking wordt wel normaal opgenomen in de bestanden, maar zal niet worden geteld in de saldi en hoeft daardoor zelfs niet eens (debet / credit) in evenwicht te zijn. De print-programma’s bieden de mogelijkheid om op dergelijke boekingen te selecteren. Ze worden nooit meegeteld in totalen.


Nut van tijdelijke of voorlopige boekingen


De tijdelijke boekingen zijn ontstaan door de wens van klanten om niet sluitende boekingen alsnog op te slaan, bijvoorbeeld bij de handmatige inbreng van grote bankafschriften. Er kan dan in alle rust worden gezocht naar de oorzaak van het verschil, waarna de tijdelijke post definitief gemaakt kan worden.


De wijziging van een post van “tijdelijk” naar “definitief” wordt net zo gezien als elke andere wijziging. Dat wil zeggen dat ook de oude (tijdelijke) stand van deze boeking in de bestanden blijft bewaard met een speciale aanduiding.



ONDERHOUD BOEKINGEN (NIET FINANCIEEL) (MAFTRT)


Met dit programma dat simpel van opbouw is kunt u eenvoudige wijzigingen aanbrengen op ingebrachte boekingen. Dit programma wijzigt (in tegenstelling tot het hiervoor besproken programma) rechtstreeks in het bestand met boekingen zonder dat de oude stand wordt bewaard. Dat kan in dit geval ook eenvoudig gebeuren omdat dit programma alleen gegevens kan wijzigen die niet behoren tot de financiële basisgegevens van de boeking. Gegevens die met dit programma kunnen worden gewijzigd:

 

- voor iedereen met “normale” rechten of beheersrechten voor dit programma:

- omschrijving

- aantal

 

- alleen voor personen met beheersrechten voor dit programma:

- periode (mits de periode binnen hetzelfde boekjaar blijft)

- kostenplaats

- kostendrager



VERWERKEN CSV-FILES MET BOEKINGEN (RDFTRS)


Algemeen


Om diverse redenen kan het nodig zijn om een post elke maand (of met een andere periodiciteit) te boeken. Vooral als het een post is met veel boekingsregels, kan het een tijdrovende zaak zijn om deze post telkens opnieuw handmatig in te brengen. Programma “Verwerken CSV-files met boekingen” kan een bestand met boekingen inlezen en verwerken. Aangezien het bestand zelf geen boekingsdatum of boekingsperiode)’ bevat, kan hetzelfde bestand zonder problemen telkens opnieuw worden ingelezen en verwerkt.


Hoewel het CSV-file met elke tekst-editor en tekst-verwerker (uitvoer: “ANSI Windows tekst” of “Tekst zonder opmaak”) kan worden aangemaakt, zal er meestal voor worden gekozen om het bestand in een spreadsheet aan te maken.

 

    )’ Een bestand kan in een voorlooprecord wel een boekingsdatum en/of periode bevatten. Deze worden dan als “default” gebruikt en kunnen eventueel worden aangepast. (Zie “Indeling commentaarregel”.) Verder kan een bestand dat ingelezen wordt als budget wel per regel een periode bevatten. (Zie “Indeling boekingsregel”.)


CASO-ASCII-bestand


Het programma is ook in staat om een CASO-bestand in te lezen dat is aangemaakt in ASCII-formaat. U dient daarvoor het betreffende vakje aan te vinken.


In dit geval zal het programma eerst die CASO-bestand omzetten naar een ORIfin-tussenbestand, waarna dit tussenbestand wordt verwerkt. Mochten er fouten in de invoer zitten, dan kunt u er zowel voor kiezen om het CASO-bestand aan te passen als het ORIfin-tussenbestand. Dit tussenbestand heeft dezelfde naam als het CASO-bestand, maar dan met extensie “.Tus”.


Dagboeken


Het bestand zal worden verwerkt in het dagboek naar keuze, waarbij dit dagboek van het type memoriaal of van het type kas/bank moet zijn. Het is nog niet mogelijk om met dit programma boekingen in te lezen voor de dagboeken inkomende en uitgaande nota’s.


Inlezen bankafschrift-bestanden


Dit programma wordt ook gebruikt door “Inlezen bankafschrift-bestanden”. Dat programma maakt dan boekingen aan die geschikt zijn om in programma “Verwerken CSV-files met boekingen” te verwerken.

 

   Als u geen licentie heeft voor het programma “Verwerken CSV-files met boekingen”, maar dit programma alleen gebruikt als “hulpmiddel” voor “Inlezen bankafschrift-bestanden”, dan zult u dit programma niet los op kunnen starten.

 

   Als het programma wordt opgestart vanuit “Inlezen bankafschrift-bestanden”, zal het programma zelf de antwoorden geven op de gestelde vragen in dit programma.


Indeling records


De rubrieken worden van elkaar gescheiden door het scheidingsteken dat is gedefinieerd in “Algemene set-up ORIfin” (tab-blad “scheidingstekens”). U kunt eventueel een afwijkend scheidingsteken opgeven. Naast boekingsregels kunnen er ook commentaarregels worden opgegeven.

 

   Oude indelingen

 

Bij de introductie van dit programma in 2005 bevatte het bestand de volgende rubrieken: grootboeknummer, kostenplaats, kostendrager, bedrag, D/C, omschrijving en toelichting. Sinds half 2006 zijn de volgende gegevens toegevoegd tussen “kostendrager” en “bedrag”: relatienummer, factuurnummer.

 

Beide oude indelingen kunnen in het inlees-programma via de knop “Conversie oud bestand” worden geconverteerd naar de nieuwe indeling, waarbij het originele bestand wordt weggeschreven met de extensie “Bak”.


Indeling commentaarregel


Volgnr

Benaming

Toelichting

0

Recordcode

Vaste inhoud: “1173” (zonder de aanhalingstekens)

1

Commentaar

wordt niet verwerkt

        In een commentaarregel kunnen variabelen worden meegegeven voor het verdere verloop van het programma. Het betreft:

 

          “[MaFinv]”             - bestand is een door programma MaFinv gegenereerde desinvestering

                                              neem deze constante zelf niet op in een bestand

          “[dd-yyyymmdd]” - yyyymmdd is de standaard boekingsdatum die mee wordt gegeven

          “[per-yyyypp]”      - yyyypp is de standaard boekingsperiode die mee wordt gegeven



Indeling boekingsregel


Volgnr

Benaming

Toelichting

0

Recordcode

Vaste inhoud: “1073” (zonder de aanhalingstekens)

1

Grootboeknummer

verplicht

2

Kostenplaats

alleen indien nodig

3

Kostendrager

alleen indien nodig

4

Relatienummer

moet worden opgegeven als het grootboeknummer van het type “debiteuren” of “crediteuren” is

5

Relatienummer betreft

mag worden opgegeven als het grootboeknummer van het type “debiteuren” of “crediteuren” is [nog niet actief]

6

Factuurnummer

met evt. betaaldatum )”

moet worden opgegeven als het grootboeknummer van het type “debiteuren” of “crediteuren” is

7

Investeringnummer )’

met evt. afschrijfdatum )”

als grootboeknummer afschrijf-grootboeknummer is

8

Aantal

 

9

Bedrag basisvaluta

het bedrag zelf bevat geen teken

10

D/C

“D” of “C”, verplicht

11

Valutadatum + -koers )’

alleen indien nodig; indien beide aanwezig, gescheiden door “|”

12

Valutacode )’

numeriek of in letters

13

Bedrag vreemde valuta )’

het bedrag zelf bevat geen teken

14

Omschrijving

als deze ontbreekt, wordt de omschrijving opgenomen die als

“omschrijving” kan worden opgegeven in het programma

15

Toelichting

optioneel, wordt niet meegenomen in het transactiebestand

16

Periode )’”

[vanaf ORIfin versie 8.6] Indeling: “yyyypp”

Transacties/verplichtingen: hoewel de periode in elke regel kan worden opgegeven, moet deze in al die regels gelijk zijn.

Budgetten: elke regel kan een afwijkende periode bevatten, mits al deze periodes in hetzelfde boekjaar liggen.

 

 )’=Als rubrieken niet van toepassing zijn omdat u het betreffende onderdeel niet in gebruik heeft, moeten deze rubrieken leeg blijven.

 

 )”=Als factuurnummer en investeringnummer worden gevolgd door betaaldatum respectievelijk afschrijfdatum, worden de gegevens van elkaar gescheiden door een verticale streep: “|”. De datums zijn in de vorm “jjjj-mm-dd” (inclusief de streepjes!).

 

)’”=De periode die per regel wordt opgegeven gaat vóór de andere opgaven van de periode. Ontbreekt deze in een regel, dan wordt in die regel de periode overgenomen van de gekozen periode in de tabel op het scherm. Wijzigt u die periode vóór “Start verwerking”, dan zal ook de periode wijzigen in alle betreffende regels. De per regel opgegeven periode staat dus vast en kan alleen worden gewijzigd als deze conflicteert met andere opgaven op het scherm. (Bijvoorbeeld bij verschillende periodes binnen één boeking transacties of verplichtingen.)



VERWERKEN FACTUREN MAGISTER ETC. (RDFAXX)


Algemeen


ORIfin kan bestanden verwerken uit het leerlingenadministratiepakket Magister van Schoolmaster bv.


Invoer uit Magister: verwerkingsvolgorde


De volledige uitvoer uit Magister bestaat uit drie bestanden, die in deze volgorde moeten worden verwerkt:

 

     -   debiteuren Magister (oftewel: de ouders / betalingsplichtigen)

Dit bestand moet worden verwerkt met een speciale versie van “Omzetten CSV-file naar tekstfile met relatiemutaties”, die te vinden is in het menu onder de aanduiding “pre-select debiteuren Magister”.

 

     -   leerlingen Magister

Dit bestand moet worden verwerkt met een speciale versie van “Omzetten CSV-file naar tekstfile met relatiemutaties”, die te vinden is in het menu onder de aanduiding “pre-select leerlingen Magister”.

 

     -   facturen Magister

Dit bestand moet dus worden verwerkt met programma “Verwerken facturen Magister etc.”.


Invoer uit Magister: vergelijking met invoer uit @VO


De verwerking van een financieel bestand uit Magister is een geheel ander bestand dan het bestand dat uit @VO afkomstig is. Terwijl het bestand uit Magister een bestand is met de gevolgen van een facturatie, is het bestand uit @VO een bestand met gegevens voor de facturatie in ORIfin.


Dit houdt onder anderen in dat er in ORIfin weinig tot geen aanpssingen meer gemaakt kunnen worden bij uitvoer uit Magister.


Andere invoerbestanden


Naast invoer uit Magister kan dit programma ook invoer verwerken uit de oude DOS-programma’s ORIAS en Schoolfact.







DOORBOEKEN FACTUREN VANUIT DE BIJDRAGEN-ADMINISTRATIE (PRFBYV)


Er is een aparte beschrijving voor dit onderdeel.







VERWERKEN BANKAFSCHRIFT-BESTANDEN (RDFBOE)


Er is een aparte beschrijving voor dit onderdeel.



DE WIJZIGINGSCODE IN DE BESTANDEN


Wijzigen of verwijderen van boekingen


Bij het wijzigen en verwijderen van een boeking krijgen alle gegevens van de oude boeking een indicatie dat ze niet meer meegeteld moeten worden. De print-programma’s bieden de mogelijkheid om op dergelijke boekingen te selecteren.


Bij een gewijzigde boeking wordt de nieuwe situatie in feite op dezelfde wijze opgeslagen als een nieuwe boeking, maar het stuknummer blijft gelijk aan de oorspronkelijke boeking. De boeking zal in eerste instantie op de lijst “Transacties per dagboek” wel in chronologische volgorde worden opgeslagen, dat wil zeggen NA de laatste boeking op dat moment van dat dagboek. Bij het reorganiseren van transacties per dagboek wordt de boeking weer op de juiste plaats gezet.


Als een verplichting wordt omgezet naar een transactie zal de oorspronkelijke verplichting in het bestand op dezelfde wijze worden behandeld als een boeking die gewijzigd is. De hierdoor ontstane transactie-boeking wordt op dezelfde wijze opgeslagen als een volledig nieuwe transactie-boeking.


Invloed op debiteuren / crediteuren en investeringen / afschrijvingen


De werking in de sub-administraties is in feite gelijk aan die bij dagboeken: ook hier krijgt de oude situatie een indicatie dat die situatie niet meer actief is, terwijl de nieuwe situatie (bij wijzigen) wordt opgeslagen als nieuwe boeking. En ook hier geven de printprogramma’s de mogelijkheid om de niet meer actieve boekingen (en/of de tijdelijk opgeslagen boekingen) op de lijst weer te geven. In sub-administratie debiteuren / crediteuren zal dit soort posten zal niet worden geteld, waardoor ze per definitie nooit “openstaand” of “achterstallig” kunnen zijn. Als er echter voor wordt gekozen om verplichtingen op de lijst op te nemen, dan worden die wel meegeteld.


Weergave gewijzigde, verwijderde en tijdelijk opgeslagen boekingen in combinatie met de weergave van transacties, budgetten en verplichtingen


Op lijsten zullen budgetten altijd op een aparte wijze worden weergegeven, waardoor de noodzaak niet aanwezig is om ze te voorzien van een speciaal kenmerk. Weergegeven budgetten worden ook altijd in een apart totaal geteld.


Verplichtingen echter zullen, als er voor wordt gekozen om ze weer te geven, gewoon tussen de “normale” transacties staan. Omdat ze in dat geval ook gewoon in het totaal worden meegeteld, is het hier wel noodzakelijk om die boekingen te voorzien van een speciaal kenmerk.


Als u er bij het vervaardigen van een overzicht voor kiest om gewijzigde, verwijderde en tijdelijk opgeslagen boekingen op de lijst te vermelden, dan zal hier ook een kenmerk aan worden meegegeven. Deze boekingen worden overigens nooit in totalen geteld.


Code “Boeking wordt gewijzigd”


Zodra een boeking wordt opgeroepen door één van de hiervoor genoemde mutatieprogramma’s zal een codering worden aangezet. Zo wordt voorkomen dat dezelfde boeking vanaf twee verschillende werkplekken tegelijkertijd wordt aangepast. Mocht er echter iets mis gaan met het betreffende mutatieprogramma, dan zal deze codering aan blijven staan. Als gevolg hiervan zal die boeking niet meer kunnen worden gewijzigd.


Om die codering dan alsnog uit te zetten, zult u “Systeemfuncties financiële administratie” moeten draaien, functie “Controleren boekingen per dagboek of grootboek”.



Lijsten: speciale kenmerken naast bedragen


De volgende kenmerken kunnen naast bedragen verschijnen (de interne coderingen zijn voor de gebruiker niet van belang):



soort boeking

 transacties

intern 1,2

en budgetten

intern 9,10

verplichtingen

intern 7,8

lijst

intern

lijst

intern

“gewone” boeking (ook als deze niet mag worden gewijzigd)

 

0,1

#

0,1

“gewone” boeking die is verwijderd

V

16

X

16

“gewone” boeking die is gewijzigd (nieuwe boeking zal elders staan)

bij verplichtingen kan dit ook zijn: verplichting is omgezet naar transactie

W

8

Y

8

“gewone” boeking, op dit moment opgeroepen voor aanpassing

2

:

2

tijdelijk opgeslagen boeking

t

4

u

4

tijdelijk opgeslagen boeking die is verwijderd

v

20

x

20

tijdelijk opgeslagen boeking die is gewijzigd (nieuwe boeking zal elders staan)

w

12

y

12

tijdelijk opgeslagen boeking, op dit moment opgeroepen voor aanpassing

6

;

6

status van deze boeking is onbekend; als dit voorkomt, is er iets fout

?

 

?

 



Verschillende manieren om boekingen te corrigeren


Naast de methodes die in deze beschrijving staan om boekingen aan te passen is het uiteraard ook mogelijk om correcties aan te brengen via correctieboekingen. Het nadeel hiervan is echter wel dat deze boekingen aan beide zijden “omzet-verhogend” werken. De omzet op de gecorrigeerde grootboeknummers lijkt dus hoger te zijn dan ze in werkelijkheid geweest zijn.

 

   N.B. ORIfin is voorbereid om te kunnen werken met zogenaamde storno-boekingen. Zo lang wij nog van geen enkele klant hebben vernomen dat men daar echt mee wil werken, blijft die mogelijkheid “slapend”.


Ook is het mogelijk om correcties aan te brengen in de sub-administratie afzonderlijk. Wij raden die methode alleen aan voor reeds afgesloten boekjaren, waarbij ORIfin niet meer toe staat om via de hiervoor beschreven methodes iets aan te passen in het grootboek.



UITVOERMOGELIJKHEDEN BOEKINGEN


Algemeen


ORIfin kent diverse mogelijkheden om de ingebrachte boekingen op een lijst weg te schrijven. De belangrijkste programma’s die u daarvoor kunt gebruiken worden hierna in het kort beschreven.



OVERZICHT BOEKINGEN PER DAGBOEK (PrFtrd)


Algemeen


Dit programma kan een lijst weergeven van boekingen uitgaande van de dagboeken. Er zijn meerdere selectiemogelijkheden beschikbaar. Verder is het van een aantal gegeven mogelijk om op te geven of ze wel of niet moeten worden afgedrukt.


Controle debet / credit gelijk


Normaal gesproken zal er een controle plaatsvinden of een boekingsstuk wel “sluit”. Oftewel: is het totaal aan debet-bedragen van deze boeking wel gelijk aan het totaal van de credit-bedragen? Die controle vindt niet plaats als u selecteert op grootboeknummers, kostenplaatsen en/of kostendragers. In dat geval kan het immers zo zijn dat niet alle boekingsregels van een boekingsstuk worden afgedrukt.


Selectiemogelijkheden


Geeft u van een bepaald gegeven geen selectiewaarden op, dan zal in de regel alles via dat gegeven worden afgedrukt. Als dat NIET zo is, geven we dat aan achter “➔”.

 

dagboeken: transacties, verplichtingen, budgetten

Standaard worden alleen de dagboeken transacties en verplichtingen afgedrukt en niet de dagboeken budgetten. Wilt u een andere keuze maken, dan kunt u dat hier aangeven.

 

Naast de bovenstaande keuze kunt u ook nog individuele dagboeken selecteren. Als u op die manier selecteert kunt u alleen kiezen tussen de dagboeken die u op bovenstaande wijze heeft aangekruist.

 

grootboek

Wilt u alleen maar posten op de lijst hebben die geboekt zijn op bepaalde grootboeknummers, geef dat hier dan aan.

 

kostenplaatsen

Wilt u alleen maar posten op de lijst hebben die geboekt zijn op bepaalde kostenplaatsen, geef dat hier dan aan. Omdat kostenplaatsen eventueel geblokkeerd kunnen worden als er al op geboekt is, is het ook mogelijk te selecteren op geblokkeerde kostenplaatsen.

 

kostendragers

Wilt u alleen maar posten op de lijst hebben die geboekt zijn op bepaalde kostendragers, geef dat hier dan aan. Omdat kostendragers eventueel geblokkeerd kunnen worden als er al op geboekt is, is het ook mogelijk te selecteren op geblokkeerde kostendragers.

 

selectie stuknummers

Het laagste en hoogste stuknummer dat u afgedrukt wilt hebben kunt u hier opgeven. In de regel zult u deze selectie altijd doen samen met het selecteren van één dagboek en één boekjaar.

 

N.B. Als u niet ook selecteert op dagboek, krijgt u de geselecteerde stuknummers van alle dagboeken. Als u niet ook selecteert op boekjaar, krijgt u de geselecteerde stuknummers van alle courante boekjaren. (Zie ook “selectie periodes”.)

 

selectie periodes

De laagste en hoogste periode die u afgedrukt wilt hebben kunt u hier opgeven. De laagst mogelijk periode waar u voor kunt kiezen is de oudste periode waar een post in is geboekt.

 

          Als u geen selectie opgeeft worden niet alle periodes geselecteerd maar alleen de courante boekjaren. Dit zijn de boekjaren die nog niet zijn afgesloten en waar u dus nog in kunt boeken.

 

selectie boekingsdatums

De laagste en hoogste boekingsdatum die u afgedrukt wilt hebben kunt u hier opgeven.

 

posten met welke status

Normaal gesproken zult u alleen de “gewone” boekingen willen afdrukken en niet de tijdelijke boekingen en de oude stand van gewijzigde of verwijderde posten. Wilt u dat echter wel doen, dan kunt u dat hier aangeven.

 

          Standaard staan alleen de “gewone” posten aangekruist.

 

selectie vreemde valuta

Wilt u alleen maar posten op de lijst hebben die geboekt zijn op bepaalde (vreemde) valuta, geef dat hier dan aan.


Extra’s afdrukken


Veel gegevens worden altijd afgedrukt, maar van enkele gegevens heeft u deze keuze om deze wel of niet af te drukken.

 

   N.B. Hoe meer u in de breedte afdrukt, hoe kleiner de letters zullen worden. Mocht de leesbaarheid hierdoor in gevaar komen, kijk dan eens in beschrijving “Printen in ORIfin”.

 

niet gebruikte dagboeken

Wilt u ook dagboeken afdrukken waar geen posten van geselecteerd zijn, dan kunt u dat hier opgeven. In dat geval wordt dan een blad afgedrukt met alleen in de kop de naam van het betreffende dagboek.

 

recordnummers

Het afdrukken van recordnummers ia alleen zinvol als u in contacten met de producent van ORIfin bepaalde problemen op wilt lossen.

 

omschrijving kostenplaatsen

Kies hiervoor als u naast het nummer van de kostenplaats ook de omschrijving wilt afdrukken.

 

omschrijving kostendragers

Kies hiervoor als u naast het nummer van de kostendrager ook de omschrijving wilt afdrukken.

 

totalen per stuknummer

Kies hiervoor als u de totalen debet / credit van elk stuknummer wilt afdrukken.

 

aantal

Kies hiervoor als u de rubriek “aantal” wilt afdrukken. Aangezien dit gegeven door de meeste klanten niet worden gebruikt, zal het aantal niet standaard worden afgedrukt.

 

selectiegegevens

Kies hiervoor als u de lijst wilt laten beginnen met de selectiewaarden zoals u die heeft opgegeven. Ons advies is: druk altijd deze gegevens af, vooral als de lijst bewaard moet worden. Op het moment van verwerking weet u nog wel van welke selectie uit bent gegaan, later bent u de details wellicht kwijt en is het in de meeste gevallen niet meer van de lijst af te lezen.

 

N.B. Als u in overleg treedt met de producent van ORIfin zult u altijd een lijst moeten hebben MET selectiegegevens.



OVERZICHT BOEKINGEN PER GROOTBOEK / PS-BALANS / B-V&W-REKENING (PrFtrg)


Algemeen


De drie programma’s “Overzicht boekingen per grootboek”, “Proef/saldi-balans” en “Balans / verlies & winstrekening” hebben dezelfde basis. Vandaar dat deze drie programma’s in één hoofdstuk worden beschreven, met daarbij aangegeven de eventuele onderlinge verschillen.


Het combinatie-programma op het menu


Naast de drie individuele keuzes heeft u bij het menu ook de mogelijkheid om te kiezen voor het combinatieprogramma, waarin u nog moet kiezen welke lijst u wilt hebben. We raden deze keuze aan als u verschillende lijsten wilt draaien vanuit hetzelfde gezichtspunt met dezelfde selectie.

 

Voorbeeld: U wilt van een bepaalde selectie een proef/saldi-balans draaien, maar wilt direct daarna ook de details weten met betrekking tot de afgedrukte totalen. Daarvoor heeft u “Overzicht boekingen per grootboek” nodig. Als u nu kiest voor het combinatieprogramma kunt u telkens even switchen tussen beide lijsten.


Selectiemogelijkheden


Geeft u van een bepaald gegeven geen selectiewaarden op, dan zal in de regel alles via dat gegeven worden afgedrukt. Als dat NIET zo is, geven we dat aan achter “➔”.

 

boekingen per grootboek / proef- saldibalans / balans - verlies & winstrekening [C]

Deze optie is alleen beschikbaar als u in het menu kiest voor het combinatie-programma.

 

grootboek

Wilt u alleen maar posten op de lijst hebben die geboekt zijn op bepaalde grootboeknummers, geef dat hier dan aan. U kunt hier ook kiezen om te selecteren op bepaalde balanscodes en/of -groepen. U selecteert daarmee de grootboeknummers die vallen onder de opgegeven balanscodes en/of -groepen.

 

dagboeken: transacties, verplichtingen, budgetten

Standaard worden alleen de dagboeken transacties en verplichtingen afgedrukt en niet de dagboeken budgetten. Wilt u een andere keuze maken, dan kunt u dat hier aangeven.

 

Naast de bovenstaande keuze kunt u ook nog individuele dagboeken selecteren. Als u op die manier selecteert kunt u alleen kiezen tussen de dagboeken die u op bovenstaande wijze heeft aangekruist.

 

kostenplaatsen

Wilt u alleen maar posten op de lijst hebben die geboekt zijn op bepaalde kostenplaatsen, geef dat hier dan aan. Omdat kostenplaatsen eventueel geblokkeerd kunnen worden als er al op geboekt is, is het ook mogelijk te selecteren op geblokkeerde kostenplaatsen.

 

kostendragers

Wilt u alleen maar posten op de lijst hebben die geboekt zijn op bepaalde kostendragers, geef dat hier dan aan. Omdat kostendragers eventueel geblokkeerd kunnen worden als er al op geboekt is, is het ook mogelijk te selecteren op geblokkeerde kostendragers.

 

selectie periodes

De laagste en hoogste periode die u afgedrukt wilt hebben kunt u hier opgeven. De laagst mogelijk periode waar u voor kunt kiezen is de oudste periode waar een post in is geboekt.

 

          Als u geen selectie opgeeft worden niet alle periodes geselecteerd maar alleen de courante boekjaren. Dit zijn de boekjaren die nog niet zijn afgesloten en waar u dus nog in kunt boeken.

 


selectie boekingsdatums

De laagste en hoogste boekingsdatum die u afgedrukt wilt hebben kunt u hier opgeven.

 

posten met welke status

Normaal gesproken zult u alleen de “gewone” boekingen willen afdrukken en niet de tijdelijke boekingen en de oude stand van gewijzigde of verwijderde posten. Wilt u dat echter wel doen, dan kunt u dat hier aangeven.

 

          Standaard staan alleen de “gewone” posten aangekruist.

 

voorlopige afschrijvingen

ORIfin boekt pas bij de jaarafsluiting de afschrijvingen door die automatisch worden gegenereerd. Wilt u echter de afschrijvingen al gedurende de courante boekjaren op de lijst hebben, dan kunt u dat hier aangeven. Ook kunt u dan een datum opgeven tot en met wanneer die afschrijvingen berekend moeten worden.

 

selectie vreemde valuta

Wilt u alleen maar posten op de lijst hebben die geboekt zijn op bepaalde (vreemde) valuta, geef dat hier dan aan.


Extra’s afdrukken


Veel gegevens worden altijd afgedrukt, maar van enkele gegevens heeft u deze keuze om deze wel of niet af te drukken. Bij elke optie wordt aangegeven voor welke programma’s die optie beschikbaar is door de volgende letters achter de optie:

 

     G -     Overzicht boekingen per grootboek

     P -     Proef/saldi-balans

     B -     Balans / verlies & winstrekening

 

   N.B. Hoe meer u in de breedte afdrukt, hoe kleiner de letters zullen worden. Mocht de leesbaarheid hierdoor in gevaar komen, kijk dan eens in beschrijving “Printen in ORIfin”.

 

beginsaldo [G/P]

Geef hier aan of u, naast de (totalen van) de geselecteerde boekingen ook wilt dat het programma een beginsaldo samenstelt. Achter de antwoorden staat op welke manier dat saldo dan zal worden opgebouwd.

 

verschil transacties / budgetten [G/B] (met vergelijking in delen) [B]

Als u voor een lijst kiest met zowel transacties als budgetten, krijgt u ook de mogelijkheid om aan te geven dat u het verschil tussen beide bedragen afgedrukt wilt hebben.

 

Bij de balans / verlies & winstrekening kunt u ook aangeven in hoeverre de werkelijk geboekte bedragen (transacties) de budgetten overstijgen. Het programma zal dit aangeven in “delen” waarbij u zelf het totaal aantal delen op moet geven. Wilt u deze opgave in percentages hebben, geef dan als totaal op “100”. Maar wilt u die opgave bijvoorbeeld hebben ten opzichte van het aantal maanden, dan geeft u als totaal op “12".

 

uitsplitsing totalen [G/P]

Op diverse niveaus kunnen totalen worden weergegeven: op grootboek, op balanscode (alleen bij uitgangspunt balanscodes of balanscode-groepen), op balanscode-groep (alleen bij uitgangspunt balanscode-groepen) en generaal totaal. Van al deze totalen kunt u aangeven dat ze eventueel gespecificeerd moeten worden en zo ja, naar welk oogpunt.

 

niet gebruikte grootboekrekeningen [G/P]

Wilt u ook grootboekrekeningen afdrukken waar geen posten van geselecteerd zijn, dan kunt u dat hier opgeven. Deze optie zal vaak samen worden gekozen met het afdrukken van zogenaamde grootboekkaarten: zie “elk grootboek op nieuw blad beginnen”.

 

recordnummers [G]

Het afdrukken van recordnummers ia alleen zinvol als u in contacten met de producent van ORIfin bepaalde problemen op wilt lossen.

 

aantal [G/P]

Kies hiervoor als u de rubriek “aantal” wilt afdrukken. Aangezien dit gegeven door de meeste klanten niet worden gebruikt, zal het aantal niet standaard worden afgedrukt.

 


omschrijving kostenplaatsen [G]

Kies hiervoor als u naast het nummer van de kostenplaats ook de omschrijving wilt afdrukken.

 

omschrijving kostendragers [G]

Kies hiervoor als u naast het nummer van de kostendrager ook de omschrijving wilt afdrukken.

 

selectiegegevens [G/P/B]

Kies hiervoor als u de lijst wilt laten beginnen met de selectiewaarden zoals u die heeft opgegeven. Ons advies is: druk altijd deze gegevens af, vooral als de lijst bewaard moet worden. Op het moment van verwerking weet u nog wel van welke selectie uit bent gegaan, later bent u de details wellicht kwijt en is het in de meeste gevallen niet meer van de lijst af te lezen.

 

N.B. Als u voor communicatie met de producent van ORIfin een lijst uit moet draaien zult u altijd een lijst moeten hebben met selectiegegevens.

 

grootboek verdichten [G]

Kies hiervoor als u alleen het saldo wilt weergeven van alle grootboeknummers of van alleen die grootboeknummers waarvan u dit heeft aangegeven bij het inbrengen van het grootboeknummer.

 

elk grootboek op nieuw blad beginnen [G]

Kies deze optie als u zogenaamde “grootboekkaarten” wilt afdrukken, oftewel een lijst waarbij elk grootboeknummer op een apart blad begint.

 

keuze: begin- en eindsaldo over 1 of 2 kolommen [P]

Er zijn twee manieren om de begin- en eindsaldi af te drukken op de proef/saldi-balans. Over twee kolommen (debet / credit) OF één kolom met een min-teken als het een creditbedrag betreft.


CSV-uitvoer in plaats van lijst-uitvoer


De reguliere uitvoer van dit programma is bedoelt als lijstuitvoer. Wilt u echter gegevens doorgeven aan een ander programma, bijvoorbeeld een spread-sheet, dan is de lijstuitvoer niet geschikt. Speciaal voor dit doel heeft dit programma de mogelijkheid om een uitvoerbestand aan te maken met alle gegevens in vaste kolommen gescheiden door een vast scheidingsteken.


Hierna volgt een opsomming van de diverse CSV-uitvoermogelijkheden. Bij elke uitvoermogelijkheid is een tabel opgenomen met de gegevens die worden uitgevoerd. Bij elke optie wordt aangegeven voor welke programma’s die optie beschikbaar is door de volgende letters achter de optie:

 

     G -     Overzicht boekingen per grootboek

     P -     Proef/saldi-balans

     B -     Balans / verlies & winstrekening (heeft nog geen CSV-mogelijkheid)


1 - Proef- saldibalans [P]


Volgnr

Benaming

Toelichting

0

Grootboeknummer

 

1

Omschrijving grootboek

 

2

Beginsaldo debet

Leeg als beginsaldo credit gevuld is

3

Beginsaldo credit

Leeg als beginsaldo debet gevuld is

4

Totaal debet-mutaties

 

5

Totaal credit-mutaties

 

6

Eindsaldo debet

Leeg als eindsaldo credit gevuld is

7

Eindsaldo credit

Leeg als eindsaldo debet gevuld is






2 - Horizontaal: kostenplaats; verticaal: grootboek [P]


Volgnr

Benaming

Toelichting

0

Grootboeknummer

 

1

Omschrijving grootboek

 

2

Grootboektotaal alle kostenplaatsen

Totaal kolommen 3 tot en met n+2

3

.

.

.

n+2

Grootboeksaldo kostenplaats-1

.

.

.

Grootboeksaldo kostenplaats-n

Even zoveel kolommen als er kostenplaatsen zijn

n+3

Grootboeksaldo kostenplaats-0

Saldo van boekingen die niet specifiek op een kostenplaats zijn geboekt



3 - Horizontaal: kostendrager; verticaal: grootboek [P]


Volgnr

Benaming

Toelichting

0

Grootboeknummer

 

1

Omschrijving grootboek

 

2

Grootboektotaal alle kostendragers

Totaal kolommen 3 tot en met n+2

3

.

.

.

n+2

Grootboeksaldo kostendrager-1

.

.

.

Grootboeksaldo kostendrager-n

Even zoveel kolommen als er kostendragers zijn

n+3

Grootboeksaldo kostendrager-0

Saldo van boekingen die niet specifiek op een kostendrager zijn geboekt



4 - Boekingen, regel voor regel [G]


Volgnr

Benaming

Toelichting

0

Grootboeknummer

 

1

Omschrijving grootboek

 

2

Boekingsperiode

 

3

Dagboeknummer

 

4

Alfacode dagboek

 

5

Stuknummer

 

6

Regelnummer

 

7

Boekingsdatum

jjjjmmdd

8

Kostenplaats nummer

 

9

Kostenplaats naam

 

10

Kostendrager nummer

 

11

Kostendrager naam

 

12

Relatienummer

 

13

Relatienummer betreft

 

14

“I” / “A” / spatie

“I”= investering; “A”= afschrijving

15

Investeringsnummer

 

16

Factuurnummer

 

17

Aantal

 

18

Omschrijving

 

19

Valutacode

 

20

Valuta benaming

 

21

Bedrag

met evt. min-teken VOOR het bedrag

22

Bedrag2

idem (bedrag in vreemde valuta)

23

Statuscode

 

24

Recordnummer

 

25

Mutatiedatum

jjjjmmdd

26

Gebruikers-identificatie

max. 3 posities

27

Recordsoort

alleen voor ORIfin Holland / Sweden

28

Recordstatus

alleen voor ORIfin Holland / Sweden




VERGELIJKEN (BUDGETTEN, TRANSACTIES, PERIODES, ETC.) (PrFgs2)


Algemeen


Dit programma is het enige programma binnen ORIfin waarbij de uitvoer is bedoeld om naar het scherm te sturen. Het is mogelijk om de uitvoer naar een printer te sturen, maar in dat geval kunt u vrijwel altijd beter kiezen voor één van de programma’s “Overzicht boekingen per grootboek” of “Balans / verlies & winstrekening” die hiervoor zijn beschreven.


Dit programma heeft uitgebreide mogelijkheden om transacties te vergelijken met de eerder ingebrachte budgetten. Het programma heeft twee takken die om en om aangeroepen kunnen worden via een button-keuze bovenaan het scherm van dit programma:


prfgs2_keuze_overzicht_budgetten_to_transacties.jpg

1 - “Overzicht budgetten tegenover transacties”

Vergelijken van budgetten met transacties in een lijst, uitgaande van grootboeknummers, balanscodes of balansgroepscodes.


prfgs2_keuze_vergelijk_periodes_grootboek_balans.jpg

2 - “Details per grootboek / balans”

Vergelijking binnen één grootboeknummer, balanscode of balansgroepscode van budgetten met boekingen (of budgetten / boekingen onderling) binnen bepaalde periodes.


De beide takken worden hierna als aparte programma’s beschreven.



1: OVERZICHT BUDGETTEN TEGENOVER TRANSACTIES


Zoals de omschrijving van het programma al aangeeft, is het de bedoeling om met dit programma de bedragen weer te geven die nog besteed kunnen worden. Ook zal van de inkomsten worden aangegeven in hoeverre aan de verwachtingen is voldaan.


Weinig ORIfin-kennis, toch een volledig overzicht

 

   Dit programma is met name geschikt in een situatie waarbij er personen zijn die de financiële administratie (beperkt) in mogen zien, maar niet mogen wijzigen. Het ORIfin-kennis-niveau van die gebruikers zal vaak niet “diep” gaan, waardoor het verstandig is om met zo weinig mogelijk vragen zoveel mogelijk te bereiken.


Opstarten op drie verschillende niveaus


Bij dit programma maakt het een groot verschil of u dit programma opstart met beheersrechten, met “gewone” rechten of met inzage-rechten.

 

-   Beheersrechten:

     -   alle mogelijkheden m.b.t. de keuzes i.v.m. de uitvoer;

     -   onthouden van de antwoorden;

     -   instellingen vastleggen voor gebruikers met “gewone” rechten:

          -   onthouden van de antwoorden;

     -   instellingen vastleggen voor gebruikers met inzage-rechten:

          -   onthouden van de antwoorden;

          -   bepalen welke vragen door de inzage-gebruiker zelf mogen worden beantwoord.

-   “Gewone” rechten:

     -   alle mogelijkheden m.b.t. de keuzes i.v.m. de uitvoer;

     -   onthouden van de antwoorden.

-   Inzage-rechten:

     -   beperkte mogelijkheden m.b.t. de keuzes i.v.m. de uitvoer (een gebruiker met beheersrechten bepaald de mogelijkheden van een gebruiker met inzage-rechten en kan ook antwoorden voor die gebruiker vasteleggen);

     -   onthouden van de antwoorden, voor zover de gebruiker zelf antwoorden kan en mag geven.

 

    N.B.: Met “onthouden van de antwoorden” wordt bedoeld dat de antwoorden die gegeven worden op de vragen worden onthouden voor de volgende keer als het programma wordt opgestart.


Extra werk voor een gebruiker met beheersrechten


Een gebruiker met beheersrechten kan antwoorden vastleggen voor gebruikers met inzage-rechten. Dit kan worden opgestart door een keuze via een button bovenin het scherm van dit programma:


prfgs2_scherm_vastleggen_gegevens_gebruikers.jpg

Als een gebruiker met beheersrechten de rechten vastlegt voor een gebruiker met inzage-rechten, dan moet deze er wel aan denken dat door die beperkingen de inzage-gebruiker veel dingen niet zelf kan doen. Legt u bijvoorbeeld vast dat het programma voor die inzage-gebruiker standaard uit moet gaan van een vast selectie grootboeknummers, zorg er dan wel voor dat u de juiste selectie vastgelegd heeft.


Schermdeel bij het vastleggen van instellingen voor een gebruiker met inzage-rechten, nadat de keuze is gemaakt voor welke gebruiker die zaken moeten worden vastgelegd:


prfgs2_scherm_vastleggen_gegevens_gebruikers1.jpg


Hetzelfde schermdeel, maar dan zoals een gebruiker het ziet met alleen inzage-rechten (alle niet toegankelijke vragen zijn grijs):


prfgs2_scherm_vastgelegde_gegevens_gebruiker.jpg


Keuze bij dagboeken: transacties, verplichtingen, budgetten


Omdat het hoofddoel van dit programma is om vergelijkingen te maken tussen budgetten en transacties, is het niet mogelijk om deze beide keuzes uit te schakelen. U kunt er wel voor kiezen om verplichtingen al dan niet mee te nemen. Worden ze wel meegenomen, dan worden ze geteld bij transacties.


Weergave van verschillen tussen budgetten en transacties


De verschillen tussen budgetten en transacties worden in twee kolommen weergegeven: in bedrag en in percentages. Als het verschil nadelig)’ is, wordt een min-teken bij het bedrag en het percentage geplaatst en wordt het percentage in het rood weergegeven.


)’ - “Nadelig” wil zeggen: als de uitgaven hoger zijn dan begroot of als de inkomsten lager zijn dan begroot.


Grafische weergave


Eén van de keuzes betreft het al dan niet weergeven van grafische informatie. De grafische informatie betreft een extra regel onder elke vergelijking tussen budgetten en transacties, waarin op simpele grafische wijze wordt weergegeven in hoeverre de werkelijke inkomsten en uitgaven zich verhouden tot de begroting.


De grafische weergave wordt zowel onder het bedrag als onder het percentage weergegeven. Het vakje onder percentage loopt eenvoudig van 0 tot 100%. Het weergegeven bedrag wordt weergegeven met het door de gebruiker op te geven ”alarmbedrag”. De grafische weergave is dan een percentage van het verschil t.o.v. het alarmbedrag.



De uitvoer


Het hoofddoel van dit programma is om een tabel op het scherm te tonen. Uitvoer naar de printer is mogelijk, maar de indeling van die lijst is minder overzichtelijk. Wilt u persé uitvoer naar de printer, dan kunt u beter kiezen voor één van de andere programma’s die als hoofddoel hebben een “echte” lijst te vervaardigen.


Als u de uitvoer naar de printer wilt sturen, zult u eerst die optie moeten activeren door op “inschakelen printmogelijkheid” te drukken. Pas dan komen de standaard-knoppen te voorschijn om uitvoer naar de printer te sturen.


Als alternatief kunt u ook het tabel-overzicht rechtstreeks uitprinten via de knop “Print tabel zoals op scherm”.



2: DETAILS PER GROOTBOEK / BALANS


Zodra deze keuze is gemaakt, komt dit scherm naar voren:

prfgs2_keuze_vergpergrootboek_1.jpg

In het bovenste deel is het de bedoeling dat daar aangegeven wordt welke periodes in details weergegeven moeten worden. U kunt daarbij kiezen voor een standaard schema, eventueel gecombineerd met “vrije kolommen” of alleen “vrije kolommen”. Van de kolommen die worden gegenereerd aan de hand van een standaard schema geeft u daarna op welk boekjaar of welke boekjaren het betreft en welke periodes. Ook geeft u eventueel een aantal vrije kolommen op.


Als u de juiste keuze heeft gemaakt, klikt u op “Bouw schema op”. De kolommen worden dan gegenereerd, zoals op onderstaand schermdeel is te zien:

prfgs2_keuze_vergpergrootboek_1a.jpg


In het bovenstaande voorbeeld hebben we gekozen voor 2 extra vrije kolommen. Van die kolommen moet u nog aangeven welke periodes moeten worden geteld. Ook moet worden opgegeven van welke gegevens u specifiek de detailweergave wilt inzien. U kunt daarbij kiezen voor een grootboeknummer, een balanscode of een balansgroepscode. Als u daar een keuze heeft gemaakt, klikt u op “Toon resultaat”. De kolommen worden dan gevuld.


Hieronder een voorbeeld hoe die kolommen er gevuld uit kunnen zien:


prfgs2_keuze_vergpergrootboek_2.jpg

In elke kolom zijn nu 3 staafdiagrammen zichtbaar. U kunt zelf aangeven welke u wilt zien en welke niet. De percentages in of boven de diagrammen hebben de volgende betekenis:


- in de diagrammen B (= budgetten) en T (= transacties): het percentage van het bedrag in die kolom ten opzicht van het bedrag in de betreffende totaalkolom;

- in de diagram bt (= transacties t.o.v. budgetten): het percentage van het transacte-bedrag in die kolom ten opzicht van het budget-bedrag in diezelfde kolom.


N.B.! Denk er aan dat, als u complete afgesloten boekjaren selecteert, u dat moet doen zonder de laatste periode in dat boekjaar mee te nemen. In die periode wordt immers het totaal van de kosten- / opbrengst-rekening afgeboekt naar een balansrekening.